Vendre son appartement : ce que le notaire attend du syndic

Six documents, avant meme l’offre d’achat

La loi ne fait pas commencer l’information au compromis, mais plus tôt : avant la signature du contrat ou, le cas échéant, de l’offre ou de la promesse d’achat. Le candidat acheteur doit déjà savoir dans quelle copropriété il entre.

Six éléments sont visés : le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve ; les arriérés éventuels du vendeur, frais de récupération compris ; la situation des appels de fonds destinés au fonds de réserve décidés avant la vente ; le cas échéant le relevé des procédures judiciaires en cours et des montants en jeu ; les procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années accompagnés des décomptes de charges des deux dernières ; enfin une copie du dernier bilan approuvé.

Une précision qui surprend souvent : le syndic ne doit pas ces informations à l’acheteur. Il les communique à celui qui les lui demande — le notaire instrumentant, l’agent immobilier ou le copropriétaire vendeur — et c’est cette personne qui les transmet.

Quatre états de plus, avant l’acte

Entre le compromis et l’acte authentique, le notaire interroge le syndic une seconde fois, par envoi recommandé. Il ne redemande pas la même chose : il veut savoir ce qui a été décidé avant la vente mais sera payé après.

Quatre états sont demandés : les dépenses de conservation, d’entretien, de réparation et de réfection décidées avant la date certaine du transfert mais dont le paiement est réclamé après ; les appels de fonds approuvés avant cette date ainsi que le coût des travaux urgents ; les frais liés à l’acquisition de parties communes ; et les dettes certaines de l’association nées de litiges antérieurs.

Après l’acte, le mouvement s’inverse : c’est le notaire qui informe le syndic, dans les trente jours, de la date de passation, de l’identification du lot et des coordonnées du nouveau copropriétaire. Sans cette information, l’association écrit à la mauvaise adresse.

Quinze jours, puis trente

Le syndic dispose de quinze jours pour répondre à la première demande, et de trente jours pour la seconde. Ces délais ne sont pas indicatifs : à défaut de réponse, le notaire, l’agent ou le vendeur avise formellement les parties de la carence du syndic.

Dans une vente, cette mention tombe au plus mauvais moment. Elle inquiète l’acheteur, retarde la signature, et elle est consignée. C’est la raison pour laquelle un dossier tenu à jour en continu vaut mieux qu’un dossier reconstitué dans l’urgence.

Qui paie quoi : la question qui fâche

Les frais de transmission de ces informations sont à charge du copropriétaire sortant. Le notaire les retient sur le prix de vente, en même temps que les arriérés de charges.

Pour les travaux, la règle surprend beaucoup de vendeurs et plus encore d’acheteurs : sauf clause contraire entre les parties, c’est l’acheteur qui supporte les dépenses décidées avant la vente mais facturées après. Une rénovation de toiture votée en assemblée six mois avant la signature, mais appelée ensuite, est à sa charge.

Les charges ordinaires, elles, suivent un autre critère : l’acheteur les supporte à partir du jour où il peut jouir des parties communes — pas nécessairement la date de l’acte.

Dernier cas, fréquent : si une assemblée générale se tient entre le compromis et l’acte, l’acheteur paie les charges extraordinaires et les appels de fonds décidés ce jour-là, mais à une condition — qu’il ait disposé d’une procuration pour y assister.

Ce qui vous est rendu, et ce qui reste à l’immeuble

La distinction entre les deux fonds devient très concrète au moment de vendre. Le fonds de roulement, qui couvre les dépenses périodiques, vous est remboursé pour la part correspondant à la période où vous ne pouvez plus jouir des parties communes ; il est ensuite appelé auprès de l’acheteur.

Le fonds de réserve, destiné aux dépenses non périodiques, suit une autre logique : votre quote-part demeure la propriété de l’association. Elle ne vous est pas restituée. Elle se négocie dans le prix, ou elle ne se négocie pas — mais elle ne revient pas.

Ce qui fait gagner des semaines

Trois réflexes raccourcissent une vente. Demander les documents dès la mise en vente, et non à la signature du compromis. Vérifier si des travaux ont été votés et ne sont pas encore facturés, puis en parler franchement avec l’acheteur plutôt que de le laisser le découvrir chez le notaire. Et donner au syndic l’identité du notaire dès qu’elle est connue.

Aucune de ces obligations ne s’allège pour une petite copropriété : les dispositions sont impératives et ne prévoient aucun seuil de lots. Les régimes simplifiés qui existent — comptabilité allégée en dessous de vingt lots, conseil de copropriété facultatif — concernent la vie de l’immeuble, jamais la vente.